Pengalaman Mendapatkan Letter of Acceptance di Kampus Jepang

Bismillahirrahmanirrahim.

Alhamdulillah, semoga teman-teman semua dalam kondisi sehat.

Pada kesempatan ini, mau berbagi sedikit pengalaman mendapatkan Letter of Acceptance (LOA) di Kampus Jepang. Semoga tulisan ini bisa membantu teman-teman yang sedang mencari dan mau mengajukan beasiswa untuk terus semangat belajar.

Mungkin di tulisan kali ini akan sedikit kaku karena banyak bagian formal yang nantinya dikirim ke Profesor di lab tujuan (penulis sendiri memang agak kaku hehe). Okay langsung saja...

Langkah-langkah Mencari Universitas dan Menghubungi Profesor untuk Melanjutkan Studi

1. Tentukan Minat dan Topik Riset

Langkah pertama yang sangat penting adalah menentukan apa minat teman-teman dan topik riset yang ingin ditekuni. Pilih topik yang sejalan dengan tujuan karir dan minat riset teman-teman, karena hal ini akan membantu dalam menemukan laboratorium yang tepat. Menentukan topik riset juga akan mempermudah dalam mencari informasi lebih lanjut tentang universitas dan laboratorium yang sesuai.

2. Cari di Internet

Internet adalah sumber informasi yang sangat luas dan bisa membantu teman-teman mencari topik riset dan laboratorium yang sesuai. Teman-teman bisa mulai dengan mencari universitas yang memiliki reputasi baik di bidang riset. Setelah itu, telusuri lebih dalam tentang laboratorium yang terkait. Pastikan laboratorium yang dipilih memiliki profesor yang risetnya sesuai dengan minat. Jika teman-teman mengenal senior atau seseorang yang sudah pernah belajar di sana, teman-teman juga bisa menghubungi mereka untuk menanyakan ketersediaan di lab tersebut. Dan jangan lupa untuk mencatat email dari profesor yang akan teman-teman hubungi. Biasanya email tersebut merujuk pada profesor langsung atau kepada bagian administrasi dari laboratorium atau universitas.

3. Hubungi Profesor

Setelah menentukan profesor yang sesuai dengan topik riset teman-teman, saatnya untuk mengirimkan email. Pada email ini, teman-teman bisa menyampaikan ketertarikan terhadap riset yang dilakukan oleh profesor tersebut dan menjelaskan latar belakang teman-teman. Contoh email bisa dilihat di bawah ini:

Di sini akan dibagikan langkah-langkah menulis email kepada profesor, dan mungkin beberapa hal pendukung yang perlu disertakan.

a. Perkenalkan Diri dengan Jelas

Mulailah dengan memperkenalkan diri, termasuk nama, asal universitas, dan program studi yang telah diselesaikan. Berikan gambaran singkat mengenai bidang yang menjadi minat.

Contoh:

Subject Email: Interest in Master's Program in [Nama Lab], April 2025 Admission

Dear Professor [Nama Profesor],

I hope this email finds you well. My name is [Nama Teman-Teman], and I recently graduated from [Nama Universitas] in [Bidang Studi]. I am very interested in the research your lab is conducting and would like to join your team for the Master's program starting in April 2025.

b. Jelaskan Minat Penelitian

Dalam email, sampaikan dengan jelas bidang penelitian yang teman-teman minati dan bagaimana minat tersebut sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh profesor tersebut. Teman-teman bisa menyebutkan proyek atau topik tertentu yang membuat tertarik.

Contoh:

I am particularly interested in your work on [Riset yang Sedang Dikerjakan oleh Profesor tersebut], combining real-world applications with virtual environments, enhanced by IoT technology. I believe this aligns with my interests, as I have previously worked on simulation and control systems during my undergraduate studies.

c. Tanyakan Tentang Proses Penerimaan

Tanyakan tentang proses penerimaan, termasuk dokumen apa saja yang diperlukan untuk proses seleksi awal. Jika ada tenggat waktu penting seperti beasiswa, tanyakan juga.

Contoh:

To support my application for the [Nama Beasiswa], I would need a Letter of Acceptance by [Tanggal Tenggat Beasiswa]. Could you kindly inform me if it would be feasible to receive an LOA within this timeframe, considering the April 2025 admission schedule?

d. Jelaskan Pengalaman

Sebagai tambahan, berikan informasi tentang proyek-proyek yang sudah dikerjakan selama studi, terutama yang relevan dengan penelitian profesor. Teman-teman juga bisa menyertakan pengalaman organisasi atau kompetisi yang menunjukkan kemampuan teknis dan kerjasama tim.

Contoh:

During my studies, I participated in the [Nama Kompetisi] where I worked on [Deskripsi Singkat Proyek]. Additionally, I contributed to a project aimed at [Deskripsi Proyek], which further strengthened my passion for [Bidang Penelitian].

e. Lampirkan Dokumen yang Relevan

Sebagai bagian dari pengenalan, sertakan CV, transkrip akademik, dan dokumen pendukung lainnya yang relevan. Ini akan membantu profesor mendapatkan gambaran lengkap mengenai latar belakang teman-teman.

Dokumen yang Perlu Dilampirkan:

• CV (Curriculum Vitae): Cantumkan pengalaman pendidikan, proyek, kompetisi, dan publikasi jika ada.
• Transkrip Akademik.
• Serifikat Bahasa: Seperti IELTS, TOEFL, TOEIC, JLPT, DUOLINGO

f. Tutup dengan Hormat

Akhiri email dengan sopan, berterima kasih atas waktu dan perhatian profesor terhadap email .

Contoh:

I sincerely appreciate your time and consideration of my inquiry. I look forward to the possibility of joining your research team and contributing to your ongoing projects.

Contoh keseluruhan email:

Dear Professor [Nama Profesor],

I hope this email finds you well. My name is [Nama Teman-Teman], and I am writing to express my keen interest in pursuing my Master's degree at [Nama Universitas], specifically within the esteemed [Nama Lab]. I recently graduated from [Universitas Asal Teman-Teman] in Indonesia, and I am enthusiastic about the opportunity to contribute to your lab's research and further my academic journey.

I am particularly interested in the [Semester/Tahun Ajaran] Special Selection for International Students for admission to your lab. To facilitate my application process, I would greatly appreciate it if you could provide me with information regarding the admission requirements and procedures specific to your lab. Understanding the prerequisites and guidelines will assist me in preparing a strong application.

In the guidebook, I noticed there is a preliminary evaluation step. Could you please clarify whether the required documents for this evaluation should be submitted physically to your Support Office or if there is an online submission portal available? (Ini contoh apabila ada syarat-syarat untuk masuk kedalam lab tersebut)

Additionally, I am also planning to apply for the [Nama Beasiswa], which has a deadline of [Cantumkan Deadlinenya]. To meet this deadline, I would need to obtain a Letter of Acceptance (LOA) from [Nama Universitasnya]. Could you kindly inform me if it is feasible to receive an LOA within this timeframe considering the [Semester/Tahun Ajaran] admission schedule? (Mungkin bisa disesuaikan juga sesuai kondisi teman-teman ketika mendaftar)

To provide you with some background about my qualifications and interests, I have a strong foundation in control systems, robotics, and system navigation. During my time at [Nama Universitas], I actively participated in various robotics-related activities that have shaped my passion for this field:

• Project 1: I was part of a team that developed [Penjelasan Singkat Tentang Kegiatan Teman-Teman], which allowed me to work extensively with [Penjelasan Lebih Mendalam Tentang Kegiatan Sesuai Riset Teman-Teman].
• Project 2: I participated in [Penjelasan Singkat Tentang Kegiatan Teman-Teman], which further strengthened my skills in [Penjelasan Lebih Mendalam Tentang Kegiatan Sesuai Riset Teman-Teman].

I have attached my CV and documentation of my involvement in these activities to provide you with a more comprehensive overview of my qualifications and experiences.

I sincerely appreciate your time and assistance in answering my inquiries. Your guidance will be invaluable as I prepare my application for the [Semester/Tahun Ajaran] Special Selection. Thank you for considering my interest, and I look forward to the possibility of becoming a part of the [Nama Laboratorium] at [Nama Universitas].

Warm regards,

[Nama Teman-Teman]

[Informasi Teman-Teman/Bisa Tambahkan Juga Signature di Email]

[Dokumen Lampiran]

4. Tunggu Balasan dari Profesor

Profesor biasanya membutuhkan waktu antara 3 hari hingga 1 minggu untuk merespon email. Bersabarlah menunggu hingga 2 minggu. Jika tidak ada balasan, bisa mengirimkan follow-up email atau mencari laboratorium lain. Setelah ada balasan, biasanya akan ada tindak lanjut dari profesor seperti interview.

"Wahai orang-orang yang beriman, mohonlah pertolongan (kepada Allah) dengan sabar dan salat. Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar." (Q.S. Al-Baqarah: 153)

5. Jangan Lupa Berdoa dan Minta Restu Orang Tua

Setiap usaha harus diiringi dengan doa dan restu dari orang tua. Selain usaha maksimal, mintalah petunjuk agar diberi kelancaran dalam prosesnya utamanya kepada kedua orang tua. Semoga dilancarkan segala prosesnya, AAMMIINN.

"Dan Tuhanmu berfirman, “Berdoalah kepada-Ku, niscaya akan Aku perkenankan bagimu. Sesungguhnya orang-orang yang sombong tidak mau menyembah-Ku akan masuk neraka Jahanam dalam keadaan hina dina.”" (Q.S. Gafir: 60)

Alhamdulilllah, sampai disini dulu teman-teman. Penulis mohon maaf apabila ada kesalahan kata, ucapan, dan perbuatan. Mohon koreksinya dari teman-teman semua. Apabila ada pertanyaan, bisa langsung ditanyakan di kolom komentar atau hubungi email penulis. Terima kasih atas perhatian teman-teman, Semangat!